管理の仕事とは

マンション管理会社ってどんな事してるのかお分かりにくいと思います。

当社滝本の1ヵ月の活動を追跡してみます。

○月1日

大津市で管理させていただいている物件の水道検針!水道検針も大津市、京都市、宇治市でも基本料金や水道料金もことなりますので物件毎の対応が必要です。水道検針も終わり皆様に現地で水道料金請求書を発行!あわせて違法駐輪は違法駐車のチェック。続いて同じく大津市で管理させていただいている物件へ移動!2月1日から一部ゴミの収集が変更になったのでゴミ集積所に変更のお知らせの貼り替えをしました。

京都市内にもどり現在新築しておりますマンションの工事進行具合のチェック。新築物件は建築中なのでお申込していただいているお客様に内覧していただくことが出来ないので、中に設置される収納の大きさの寸法をお問合せいただいたので現地にて採寸。 夜には山科で管理させていただいている入居者様から共用廊下の照明の朝の消灯時間を早めて欲しいと のご連絡をいただきましたので朝6時に切れる共用電灯を朝7時に変更。

○月2日

2月分の入居者様のお家賃の締切り日。当社はお預かりしております管理物件は『預金口座振替』させていただいているのですが、既存物件を管理変更いただくケースも多いので現状443戸中約300戸が『預金口座振替』しております。本日の締切にて当月賃料未納は21件(約5%)。その殆どは『うっかり』が多いのですが、殆どが『銀行振込』のケースになります。『預金口座振替』は6件(約1.3%)です。当社の当月賃料の締切は毎月7日になりますので、朝からお昼までは未納のご連絡。夜にはお手紙の投函と1ヶ月の中でもかなり慌しい一日です。

お昼からは新しく募集させていただく下京区の物件の室内チェック!一日でも早くお部屋が決まるように近くの仲介業者さんへご案内用鍵のお届けを行いました。 山科に戻りお預かりさせていただいております管理物件の管理人室の鍵を当社営業時間外に設備管理をお願いしております会社へ鍵をお届け!緊急事故がないことを毎日祈っておりますが当社は24時間管理させていただいておりますのでご安心くださいませ! 会社に戻り管理物件で故障した給湯器交換の打ち合せを設計会社さんと打ち合せなどいささか多忙な一日でした!。

○月3日

月初の火災保険のチェックを行っております。毎月の入居者様の契約更新に基づき合わせて火災保険の更新もチェックさせていただいております。 万一では有りますが災害や事故がおこってからでは大変ですので管理会社と致しましても火災保険のチェックはかなり慎重に行っております。 お昼からは2月3月の解約はやはり引越しシーズンですのでかなり多いので解約通知書に基づき解約時の退去精算書を作りました。備品の返却チェックや、光熱費などの閉栓確認、郵便物の転送届けなどお引越し時にはお客様にとりましても大変なものです。 夜は毎月月初恒例の夜間共用電灯チェックを行います。日中にも当然マンションのチェックは行うのですが夜間に共用電灯のチェック及び交換を行いできる限り電球切れが起こらないように努めております。また違法駐輪のチェックも夜間に行うほうが効果的でもありますので同時にチェックしております。

○月4日

管理物件にお申込いただいているご入居者様や保証人様へ確認のご連絡を行いました!契約前に賃料等のお支払い方法やかかる費用、物件の状況など管理会社としてお伝えしておくのはもちろんの事でありますが、皆様とお話させていただくことにより、管理会社に親近感をもっていただけたらとお電話しております。 なにか気になったらまず聞いてみよう!と皆様に思っていただければ管理会社としてはうれしい限りです。

○月6日

新規管理物件の違法ごみの投棄が激しいので、入居者様に案内文書を作成し告知。ごみのマナーについては頭を悩ませるのですが、半年、一年とお知らせを続けていくことにより少しずつ改善していくことが出来ます。管理は根気と自分に言い聞かせ頑張る毎日です。 お昼からは管理物件の退去立会点検を行いました。当社管理受託時点にて数ヶ月賃料滞納している方でしたが最後には清算も完了しました。 一年かかりましたが、これまた滞納回収も根気根気です。 夜には夜間共用電灯巡回を行いました。当社もおかげさまで多数の物件をお預かりさせていただいておりますので巡回エリアを考えて効率よく巡回させていただいております。

○月8日

朝より賃貸店舗の新規貸出でのご依頼により現地にて打ち合わせしてまいりました。設備や内装などのチェックを行い、現地の実寸計測など行いました。 さっそく広告チラシの作成を行い募集開始!早く新しいお店が出来るようにチラシにも力が入ります。お昼からは管理マンションのオーナー様と居室の改装完了具合をチェックしに現場に訪問。当たり前ではありますが改装完了後仕上がりは常にチェックしているのですが、オーナー様にもお喜びいただくことが出来ました。 夕方からは別のオーナー様宅にお伺いし現状の募集させていただいているお部屋の状況ご報告。 残念ながらまだ新規のご入居者様が確保できておりませんでしたので近隣物件の状況をもとに条件の見 直しをご理解いただきました。1円でも高くとの思いはあるのですがオーナー様の固定収入の確保も考えますと条件の見直しは苦渋ではありますがお願いしました。 ご協力いただきさっそく改定募集条件のチラシと広告を完了させて今日も夜間電球チェックに向かいます。

○月9日

朝より管理アパートに新規ご入居いただくご入居者様宅にご契約手続きの説明に訪問させていただきました。われわれ管理会社は賃貸仲介会社様よりお申込いただく入居申込書をもとに契約判断を行いますので、できる限りご面談いただく機会を作るようにしております。 昼からはアパートの改修工事の打ち合せを行いました。出来る限り価格を抑えて綺麗にする。言葉では簡単ではありますが現場では試行錯誤しながら改装工事業者様にもご協力頂きよい案ができました! 夜は督促業務に東奔西走!この業務は大変なのですが入居者様と会えるチャンスでもありますしひたす ら訪問訪問のくりかえしです。

○月10日

午前中よりオーナー様への報告書の作成!1ヶ月の管理業務のご報告のため報告書の作成をしております。入居の状況、入金状況、建物維持管理の状態や今後の維持管理の予定などなど・・・よりわかりやすく且つ起こった事を些細な事までご報告できるように努めております。ご報告書を書きながらこんなことが足りなかったとかもっとこうしたほうがなど色々考えられるひと時でもあ ります。なにかとお伝えすることがありますので約一日近くついやす日でもあります。 また当社は13日にオーナー様へご送金させて頂きますのでお預かり金の精算などいっぱい店の中をくるくるする日でもあります。

○月11日

お昼から退去立会い点検!すごく綺麗に使っていただいてたのですごくうれしい点検でした。オーナー様にとりましても改装工事などの費用はほんとに頭を抱える問題でもあります。綺麗に使っていただいてありがとうございましたと心から入居者様に感謝感謝です。 その後は近隣の管理させていただいている物件の室内写真の撮影!当社では出来るかぎりマンションの 情報を公開できるように努めております。特に室内の情報はあまり公開もされていないので積極的に公開させていただいております。地方よりこられる方も内覧される前に大筋把握いただけるので喜んでいただけたりしてます! これからもどんどんわかりやすい、見やすいホームページ作りに頑張ります!

○月12日

室内改装工事のご提案にオーナー様へ訪問!一般的にクロスは『白』、床は『茶』が標準ではありますが近年物件もたくさんあいていますのでお客様にとっても外観は別として内装は一緒と言うイメージもありますので、少しでも印象に残していただけるように、色んな方法を考えます。例えば床は『白』で壁はアクセントをつけて貼り分けたり!あまり費用はかけなくても印象に残るポイント作りはまだまだあります!

○月13日

1ヶ月の業務報告に3件のオーナー様へ訪問させて頂きました! 現在の入居状況、当月の入金状況、これから行う法定点検などお話することは数しれずあります。その 中でも出来るだけオーナー様に現地を見ていただいたと同じようにお話できるように努めております。 オーナー様にお会いすることにより様々な情報をいただけたりご提案をいただけたり、ご指示いただけたり。当社ではかならずお会いさせて頂きご報告させていただいております。 お顔あわせいただくことによりお電話や文書とは違いより感じた事、お気づきなどお話やすくなりますのでもっとも貴重な時間です。

○月15日

今日は朝から一斉に管理マンションの水道検針!やや冷え込む朝ではありましたが頑張って出発です。 お昼からは管理させていただいている物件の募集資料を近隣の仲介業者さんに仲介の依頼へ訪問。 この仕事も管理会社にとりまして重要なお仕事です。 賃貸マンションは供給過剰の状態に傾向にありますので仲介業者さんの営業マンに覚えてもらわなければ情報が埋もれてしまいます。また当社をよりしってもらうためにも訪問させていただいております。 夜には毎週恒例の管理物件の空室情報の配信!当社ではお部屋探しのお客様が集中する週末に向けて 仲介業者さんに毎週木曜日に一斉に空室情報を配信させていただいております。

○月16日

午前中は管理物件募集のチラシ作成!1件1件よりわかりやすく目立つように丹精こめて作っております。 ホームページの掲載や検索サイトへの登録、レインズ(不動産流通機構)への登録などより多くのみなさまに見ていただけるように様々な媒体へ登録しております。 お昼からはオーナー様へ業務報告の訪問。春に行う雑排水管洗浄とエアコン洗浄の打ち合せ。かなり美 化に注力していただいている物件なのでいつもピカピカです。ピカピカで過ごしやすい、だから入居者さんも入れ替わりも無く安定して運営していただいております。 夕方からもオーナー様への業務報告の訪問。春に空室になるお部屋の募集条件の打ち合せや、今月行 う貯水槽清掃のご報告などなど。 最近のマンションは貯水槽を設置することも無くなってきましてがまだまだ貯水槽を活用している物件も多いです当社では法定義務(10トン以上)以下の貯水槽であっても貯水槽の清掃は1年に1回は行っていただいております。 やはり入居者の皆様の口にするものですから清潔にすることはもちろんですが、入居している皆様にと っても毎年行っているとわかれば安心していただけると思います。

○月17日

朝からオーナー様への業務報告の訪問。現状の募集状況や入金状況のご報告など。消防点検も行っておりましたのでその後の打ち合せなど行いました。 その後管理マンションにもどり違法駐輪のチェックと見回り。当社では管理物件の駐輪場では駐輪ステ ッカーを貼付させて頂き号室ごとに防犯登録NOや色や特徴を全て控えさせていただいておりますので 違法駐輪の発見はより早く確実に行うことが出来ます。たまに見落としますが・・・。 これにより退去立会の時にもおき忘れなども無くなるのです。

○月18日

朝から管理マンションの雑排水洗浄の立会いに訪問。雑排水洗浄では台所、洗面、洗濯機置場、浴室の排水口を高圧水により洗浄いたします。排水口内のスケール(付着物)等は臭気の原因にもなりますので建物にもよりますが毎年から2、3年に一度は行われる事をお勧めしております。立会いも終わり同じマンション内のお客様の所へ訪問。居室扉の修理を依頼いただいていたので分解して確認しましたが修理不能で交換に。

○月19日

家賃保証会社さんにご来店頂き打ち合せ。ご入居者さんに借りて頂きやすくするために初期費用(保証金など)を抑える事は今後の賃貸マンションの課題でもありますが、家賃の未納などもオーナー様にとりましても大きな悩みです。 当社においても物件によっては保証会社さんの商品を提供させていただいております。まだ業界におき ましても浸透は薄いものでもありますが現に私がファミリーマンションをお借りした時にも個人的なことですが身内も少なく保証人を2名たてる事には苦労した経験もあります。少しでも同じようなお悩みをお持ちの入居者さまに歩み寄れればと考えます。

○月20日

毎月管理物件のオーナー様に発行させていただいております『アムネッツかわら版』の作成!管理させていただく上で私が気づいた事や皆様から教えていただいたこと、業界の動きなどをテーマに作成させていただいております。 私が以前勤めていた頃からオーナー様に業界の情報やアドバイスが欲しいといったお話を伺うことが多 かったのも『かわらばん』を作成したきっかけでもあります。 お役にたてるかどうかはわかりませんがとにかく一生懸命作っております。今後も愛読いただければ幸 いです。 お昼からは空室物件の資料をもって仲介業者さんへ挨拶訪問。仲介業者さんは入居希望のお客様の 生の言葉をたくさん聞いておられますので、人気の物件や賃料の相場や入居の決め手など多く情報を 頂いて当社管理物件にも反映するように実践しております。

○月22日

3月度の預金口座振替の入力を行います。1件1件チェックを行い入力しますので時間はかかるのですが、賃料だけでは無く更新料、火災保険、水道料など様々な変動費が賃貸にはありますので確実に行っております。 お昼からは新規入居者様への建物引渡しの準備!『ご入居のしおり』や『設備取扱説明書』や『鍵』や 『駐輪ステッカー』など物件やお部屋に合わせて準備を行います。 夜は毎週恒例の空室情報の送信!

○月23日

朝は建築会社さんと打ち合せ。新しく改装されるマンションの査定の依頼。地域密着の管理会社として周辺事例を元にお見積もりを行っております。 お昼からは管理業務のご報告にオーナー様へご訪問。改装の状況報告や募集条件の改定のご提案 など。

○月24日

改装工事のご提案にオーナー様へご訪問。 そのあとは管理マンションへご入居が確定しているお部屋の鍵の交換。当社では少なくとも退出された お部屋に関しては鍵のローテーションもしくは交換を行っております。 鍵は防犯上もっとも重要な場所なので予備シリンダーと退去時のシリンダーとの交換を行ったり、不正 にコピーや紛失がある場合など新規シリンダーとの交換も行います。 入居者様にはあまり見えない部分ではありますが大事に作業させていただいております。

○月25日

当社では賃貸の仲介業務も窓口でおこなっておりますので、店頭に掲示する管理物件のポスター作成を行いました。一気に貼り替えましたのでお店の雰囲気もグッと変わりました!

○月26日

新築管理物件の進捗状況の確認と現地の垂れ幕の回収!ようやく建物の養生がはずれ物件がよくわ かるようになりました! あとは天候不順などが少なく入居者様へお引渡しが出来るように建築会社さんに頑張ってもらうのみ です。 お昼からは新築管理物件のオーナー様と引渡しについての打ち合せ。ご入居後の共用部分の清掃の 件やゴミ収集などたくさんの打ち合せを行いました! 夕方からはケーブルテレビ会社さんと打ち合せ!2011年のアナログ放送の終了に伴う地上波デジタ ル工事についての打ち合せを行いました。 既に大半の当社管理物件に地上波デジタル工事やインターネット対応工事を完了させていただいてお りますが地域の状況や物件の戸数などにより簡単に対応できない物件もありますので様々な会社の方 をお会いさせて頂きさまざまな商品の中から管理物件ごとにあった商品を探してご提案させていただい ております。

○月27日

いよいよ月末になりました!本日は退去立会い点検を3件行いました。 退去していただけるときにどれだけ喜んでいただけていたかが管理会社として一番緊張する時でもあり ます。 ご入居されていて不便であったこと、使いにくかったこと、もっとこんな事があったらよかったなど、現実的にご使用いただいていた入居者様のご意見を多く聞かせていただくように努めております。 その上でオーナー様にご報告やご提案を行わせていただいております。 オーナー様にとりましても一番聞きたい部分ではないかと思います。 当社の管理させていただいております物件のオーナー様は本当にマンションを大切にしていただいてい るオーナー様ですので私のお話にもすごく耳を傾けていただいております。感謝感謝です。

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